Utskriftsvennlig versjon

Periodiske arkivrutiner

Rutinebeskrivelse for periodisering, bortsetting og avlevering

Elevmapper
Mappa følger eleven fra barnehagen og hele grunnskoleløpet .Periodiseres ikke. Elevmappene (i papir) leveres til bortsettingsarkiv i Sentralgården året etter avsluttet grunnskole. Mappene avleveres til depot for perioder på 10 år. I det elektroniske systemet avsluttes mappen når eleven har avsluttet grunnskolen.

Personalmapper
Mappene (i papir) periodiseres ikke, men avsluttes når arbeidsforholde opphører. Settes i bortsettingsarkivet og oppbevares der 10 år før avlevering til depot. Avsluttes i det elektroniske arkivet når arbeidsforholdet er avsluttet.

Klientmapper helse/omsorg
Mappa periodiseres ikke, følger klienten til den dør. Klientmappa blir da overført til morsarkivet og etter 10 år avleveres den til depot.

Klientermapper NAV
Mappene er skilt på kommunal og statlig del. De periodiseres ikke, men de kommunale blir satt i fjernarkiv ( på NAV) når de ikke er aktuelle lenger.
Blir oppbevart der til det er hensiktsmessig å overføre til bortsettingsarkivet i Sentralgården. Overføres deretter i 10 årsperioder til IKA Opplandene.

Eiendomsarkiv – gnr/bnr
Eiendomsmappa periodiseres ikke. Når en eventuell digitalisering av eiendomsarkivene er gjort vil mappene bli overført til depot.

Planarkiv – reguleringsplaner/kommuneplan
Saker avsluttes når planen er godkjent. Alle planer er i eget arkivskap i dagligarkiv ved eiendomsavdelingen.

Fellesarkiv/saksarkiv
Websak er kommunens fellesarkiv som brukes av alle indre og ytre enheter. Vi har benyttet Websak fra 01.01.2007, men har ennå ikke periodisert. Våre planer er å gjennomføre periodisering hvert 4. år (år for kommunevalg). Første periodisering blir da for perioden 01.01.2007 – 31.12.2015.
Avlevering vil skje ved elektronisk uttrekk.

Laster...