Rutinebeskrivelse for periodisering, bortsetting og avlevering
Elevmapper
Mappa følger eleven fra barnehagen og hele grunnskoleløpet. Periodiseres ikke. Elevmappene (i papir) leveres til bortsettingsarkiv i Sentralgården året etter avsluttet grunnskole. Mappene avleveres til depot hos IKA. I det elektroniske systemet avsluttes mappen når eleven har avsluttet grunnskolen. Fra og med skole-/barnehageåret 2020/2021 skal det kun være elektronisk elevmapper. Papirmappene ryddes og leveres bortsettingsarkivet i Sentralgården før avlevering til IKA. Ved en eventuell dokumentasjon fra elevmappene må innholdet i den elektroniske mappa og den papirbasert ses igjennom da innholdet kan være forskjellig. Alle elevmapper i papir som blir ryddet til arkivbokser, registreres i egen liste. Sak i Websak.
Personalmapper
Mappene (i papir) periodiseres ikke, men avsluttes når arbeidsforholde opphører. Settes i bortsettingsarkivet og oppbevares der før avlevering til depot. Avsluttes i det elektroniske arkivet når arbeidsforholdet er avsluttet. Fra 01.01.2019 skal mappa kun være elektronisk. Papirmappene avsluttes, ordnes og settes i bortsettingsarkiv i Sentralgården før avlevering IKA. Ved en eventuell dokumentasjon fra personalmappene må innholdet i den elektroniske mappa og den papirbasert ses igjennom da innholdet kan være forskjellig.
Klientmapper helse/omsorg
Mappa periodiseres ikke, følger klienten til den dør. Klientmappa blir da overført til morsarkivet og etter 10 år avleveres den til depot.
Klientermapper NAV
Mappene er skilt på kommunal og statlig del. De periodiseres ikke, men de kommunale blir satt i fjernarkiv ( på NAV) når de ikke er aktuelle lenger.
Blir oppbevart der til det er hensiktsmessig å overføre til bortsettingsarkivet i Sentralgården. Overføres deretter i 10 årsperioder til IKA Opplandene.
Etter overgang til Visma flyt velferd er alle klientmapper i papir ryddet. Mesteparten av arkivboksene er avlevert IKA. Pr 01.01.2020 står det igjen ca. 30 arkivbokser som må avleveres senere.
Eiendomsarkiv – gnr/bnr
Eiendomsmappa periodiseres ikke. Når en eventuell digitalisering av eiendomsarkivene er gjort vil mappene bli overført til depot. Det er ikke arkivert papir i eiendomsmappene etter 01.01.2011.
Planarkiv – reguleringsplaner/kommuneplan
Saker avsluttes når planen er godkjent. Alle planer er i eget arkivskap i dagligarkiv ved eiendomsavdelingen.
Fellesarkiv/saksarkiv
Websak er kommunens fellesarkiv som brukes av alle indre og ytre enheter. Vi har benyttet Websak fra 01.01.2007, men har ennå ikke periodisert. Våre planer er å gjennomføre periodisering hvert 4. år (år for kommunevalg). Første periodisering blir da for perioden 01.01.2007 – 31.12.2015.
Avlevering vil skje ved elektronisk uttrekk.
Møtebøker
Fra og med 01.01.2013 er alle møtebøker kun i elektronisk utgave. Vedtak i kommunestyre 20.10.2014, sak K071/14. Alle møtebøker i papir er avlevert IKA Opplandene.
